Formularis i contractes  per a ús de l’arxiu municipal (2023)

Presentem seguidament uns models de documents a utilitzar per part dels arxius dels ens locals. Es tracta de models específics per a les funcions i activitats d’aquests centres, a utilitzar en la formalització d’ingressos de fons o col·leccions (ingressos extraordinaris). Són models de formularis, informes i contractes a adaptar, tant en aspectes formals com de contingut, al criteri de cada ens local.

Cada model s’ha elaborat incloent únicament les qüestions més bàsiques i les que a la pràctica es plantegen amb més freqüència. Hem optat per redactar-los sense oferir moltes alternatives ni massa opcions a cada enunciat o clàusula, amb la intenció de que siguin més fàcils d’interpretar i d’aplicar. Hi figuren només les alternatives imprescindibles. Per exemple, en els ingressos de documents es preveu que puguin figurar condicions, però no hem enumerat totes les condicions que es podrien plantejar sinó que correspondrà consignar-les en cada cas en funció dels acords amb el donant, cedent o venedor. En definitiva, els models han de ser considerats únicament una base, un punt de partida per a redactar el text adequat a cada cas.

Queden fora d’aquest repertori les sol·licituds de consulta de documents. Existeixen ja models de sol·licituds de consulta i d’obtenció de reproduccions, així com models per donar-hi resposta, elaborats en aplicació de les normes de transparència i bon govern. Excepcionalment s’ha inclòs un model de sol·licitud d’accés a documents amb finalitats de recerca i, vinculat a aquest, un model d’autorització de consulta. S’han inclòs aquests models perquè els de sol·licituds d’accés a informació pública, de caràcter genèric, no inclouen els elements que permeten expressar i valorar adequadament aquesta classe de sol·licitud.

Els models presenten el cos del text. Queda a criteri de cada ens local la forma o sistema de signar-los, valorant en cada cas quan és obligatori fer-ho amb signatura electrònica. Alguns d’aquests models s’han d’integrar en sistemes de gestió documental, de manera que la identificació i signatura de l’empleat o càrrec públic es farà amb els recursos propis d’aquesta funció.

En el cas dels contractes i formularis per mitjà dels quals s’obtenen dades personals, s’han inclòs textos informatius sobre el tractament de les dades. Són, també aquests, textos orientatius que segueixen les pautes de l’article 13 del Reglament general de protecció de dades i l’article 11 de la Llei orgànica 3/2018, de 5 de de desembre, de protecció de dades personals i garantia dels drets digital. L’ens local ha d’adaptar aquesta part dels models als criteris que hagi adoptat sobre informació a les persones afectades, relacionant-ho també amb els tractaments que figurin en el seu Registre d’activitats de tractament. En l’adaptació d’aquests textos informatius s’ha de demanar la supervisió del delegat o delegada de protecció de dades.

Els models també preveuen la possible existència de drets de propietat intel·lectual sobre els documents que ingressen i es tracten als arxius. En el cas de documents amb drets de propietat intel·lectual vigents (drets d’explotació) es poden utilitzar les frases i paràgrafs que figuren en lletra grisa, suprimint-los si no és el cas.

A continuació formulem alguns comentaris a manera de presentació de cada un dels models. No s’hi analitza la naturalesa jurídica de cada document, ni la normativa que és d’aplicació[1] sinó que se’n presenta breument el contingut i es donen pautes per a facilitar-ne l’ús.

Presentació dels models